Unterschreiben mit FP Sign
Geschäftsdokumente unterschreiben, versenden und tracken.
UNTERNEHMENSSOFTWARE FÜR DIGITALE UNTERSCHRIFTEN
Einfacher. Flexibler. Mobiler.
Unterschreiben, versenden und tracken Sie Ihre Geschäftsdokumente mit wenigen Klicks von überall, zu jeder Zeit - mit FP Sign.
Für Unternehmen, die Standards nicht nur erfüllen, sondern setzen wollen.
✓ 30 Tage unverbindlich testen ✓ keine Kreditkarte benötigt
Über 3.500+ Unternehmen vertrauen auf Compliance mit FP Sign
Weniger Klicks. Schnellere Genehmigungen. Mehr Kontrolle.
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Empfänger festlegen
Unterschreiben und versenden
Geschäftsdokumente hochladen
Per Drag-&-Drop ziehen Sie alle Geschäftsdokumente in das Upload-Feld, die Sie im Rahmen eines Genehmigungsprozesses an Ihre Empfänger versenden wollen.Diese Dateiformate stehen Ihnen zur Verfügung:
Dokumente: .pdf, .doc, .docm, .docx, .dot, .dotm, .dotx, .htm, .html, .msg, .pdf, .rtf, .txt, .wpd, .xhtml, .xps
Bilder: .bmp, .gif, .heic, .jpg, .jpeg, .png, .tif, .tiff
Präsentationsfolien: .pot, .potx, .pps, .ppt, .pptm, .pptx
Tabellen: .csv, .xls, .xlsm, .xlsx
Empfänger festlegen
Definieren Sie Ihre Empfänger und legen Sie den Ablauf Ihres Genehmigungsprozesses per Drag-&-Drop fest – zur gleichzeitigen Unterschrift, nacheinander oder zur einfachen Lesebestätigung. Über die automatische Zeitbegrenzung stellen Sie sicher, dass Fristen jederzeit eingehalten werden.Ihre Empfänger können ortsunabhängig auf allen Endgeräten unterschreiben - unterwegs am Handy, im Homeoffice oder im Büro.
Für komplexere Anwendungsfälle stehen Ihnen zusätzliche Funktionen wie Erinnerungen, Vertretungsregeln sowie automatisches Löschen nach festgelegter Zeit zur Verfügung.
Unterschreiben und versenden
Platzieren Sie Ihre Unterschrift und die Unterschriftenfelder für Ihre Empfänger per Drag-&-Drop oder lassen Sie die Felder automatisch an den vorgesehenen Stellen platzieren. Im Anschluss versenden Sie Ihre Dokumente ganz einfach per Klick.Über unsere erweiterten Funktionen können Sie je nach Use Case das Sicherheitsniveau der angeforderten Unterschriften festlegen. FP Sign unterstützt neben der einfachen elektronischen Signatur (EES) auch die fortgeschrittene (FES) und die qualifizierte elektronische Signatur (QES).
Ein Baustein in Ihrer Systemlandschaft
FP Sign arbeitet mit Ihren bestehenden Tools: Mit Integrationen in MS Dynamics 365 Business Central, ELO ECM Suite, DATEV und vielen weiteren Business-Plattformen bedienen Sie FP Sign direkt aus Ihrer gewohnten Arbeitsumgebung heraus. Darüber hinaus ermöglicht Ihnen die Rest-API von FP Sign eine einfache Einbindung in das CRM-, ERP-, HR- oder DMS-System Ihrer Wahl.
Ihre Daten verdienen mehr als nur Standard
FP Sign wurde als Privacy-First-Lösung entwickelt für Unternehmen in regulierten Branchen und Berufsgruppen mit Verschwiegenheitspflicht, die höchste Anforderungen an Datenschutz, Nachvollziehbarkeit und rechtliche Sicherheit stellen. Unsere Lösung passt sich an Sie an, nicht umgekehrt: Sie behalten jederzeit die Kontrolle über Ihre Daten - ohne KI-Analyse, ohne Weitergabe Ihrer Daten an Drittländer und ohne Kompromisse bei Datensouveränität und Compliance.
Zertifizierte Sicherheit
Zertifiziert nach ISO 27001 und C5 vom Bundesministerium für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI)
Europäische Datensouveränität
DSGVO- und eIDAS-konforme Datenhaltung in deutschen Rechenzentren
Umfassende Compliance
Lückenlose Dokumentation mit Signatur-Logs, Zeitstempeln und revisionssicheren Audit-Trails durch automatisierte Reports
Werden Sie zum Vorreiter in Ihrer Branche
FP Sign wurde entwickelt für Unternehmen, die Standards nicht nur erfüllen, sondern setzen: Vom einfachsten bis zum komplexesten Geschäftsprozess, vom ersten Anwendungsfall bis zum globalen Rollout - FP Sign passt sich individuell an die Use Cases und Bedürfnisse Ihres Unternehmens und Ihrer Branche an.Warum Unternehmen in regulierten Branchen zu FP Sign wechseln
„Im öffentlichen Sektor sind wir natürlich an Einkaufsregularien gebunden. Bei FP Sign haben wir ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis vorgefunden. Darüber hinaus hat uns aber auch der Funktionsumfang überzeugt. FP Sign bietet uns genau die Funktionen, die wir benötigen, und nicht zu viel darüber hinaus. Dadurch bleibt die Lösung übersichtlich und ist für unseren Anwenderkreis intuitiv nutzbar."
Thomas Schumburg, Organisations- und ProzessmanagerStadtwerke Bonn
“NDAs haben wir früher per Post hin- und hergeschickt. Bis alle Unterschriften vorlagen, dauerte das aufgrund internationaler Postlaufzeiten teils mehr als eine Woche. FP Sign spart uns nicht nur Zeit, sondern ermöglicht auch Business. Was früher ein bis zwei Wochen warten musste, kann heute nach einem Tag losgehen. Und diese positiven Effekte waren sofort spürbar, direkt mit Einführung der Lösung."
Georg Genender, Inhouse Consultant Business ApplicationsFEV Europe
"Bei uns gilt bei Unterschriften das Vier-Augen-Prinzip. Es müssen immer zwei Personen anwesend sein, wenn händisch signiert wird. So vergingen schnell ein bis zwei Wochen, bis alle notwendigen Unterschriften vorlagen. Heute sind die Dokumente in spätestens einem Tag unterzeichnet, selbst von externen Ansprechpartnern."
Anneke Knue, Senior Consultant IT ManagementGMH Group
So unterschreiben Sie auf dem korrekten Sicherheitsniveau
FP Sign unterstützt alle gängigen Sicherheitslevels: Abhängig von Ihrem Use Case stehen Ihnen einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte Signaturen zur Verfügung.
Einfache Signatur (EES)
Unter einer elektronischen Signatur versteht man Daten in elektronischer Form, die einen Unterzeichner identifizieren können und anderen elektronischen Daten beigefügt werden (z.B. einem PDF Dokument).
Fortgeschrittene Signatur (FES)
Die Anforderungen an eine fortgeschrittene elektronische Signatur sind höher: Die fortgeschrittene Signatur sichert die Integrität eines Dokuments. Damit wird sicher gestellt, dass das Dokument nicht verändert oder beschädigt wurde.
Qualifizierte Signatur (QES)
Die höchsten Anforderungen werden an qualifizierte elektronische Signaturen gestellt, die bei digitalen Dokumenten die per Gesetz geforderte Schriftform auf Papier ersetzen kann (gemäß §126 BGB).
65%
aller mit FP Sign versendeten Dokumente werden noch
am selben Werktag unterschrieben
50%
aller mit FP Sign versendeten Dokumente werden
innerhalb einer Stunde unterschrieben
Funktionen
Welche Optionen haben Gegenzeichner über FP Sign?
Wenn Sie Ihren Gegenzeichnern ein Dokument zur Signatur via FP Sign zukommen lassen, haben diese verschiedene Optionen.
- Gegenzeichner können die Signatur eines Dokumentes ablehnen und dazu eine Begründung mitschicken.
- Gegenzeichner können das Dokument mit einem eigenen oder vom System vorgegebenen Signaturbild signieren.
- Über FP Sign lassen sich auch beschreibbare PDF-Dateien austauschen, die zum Beispiel oft in Form von Fragebögen zum Einsatz kommen. Solche – ggf. vorausgefüllten – Dokumente kann der Gegenzeichner befüllen, signieren und über FP Sign an Sie als Absender zurücksenden. Gegenzeichner können ebenfalls Anfragen delegieren, wenn z. B. eine weitere oder andere Unterschrift benötigt wird. Voraussetzung dafür ist, dass beim Erstellen des Workflows die Delegation grundsätzlich erlaubt wurde.
Sind Unterschriftsfelder bzw. Signaturpositionen für Gegenzeichner vorab definierbar?
Sie als Ersteller der Signaturanfrage können Signaturpositionen frei auf allen Dokumentenseiten platzieren.
Diese sind für Gegenzeichner mit einem Fähnchen markiert. Definieren Sie keine Position, dann kann der Gegenzeichner die Position frei platzieren.
Wenn Sie eine führende Anwendung, z.B. Ihr ERP oder DMS, mit FP Sign über die API verbunden haben, können auch Anker gesetzt werden.
Gerne beraten wir Sie dazu individuell.
Können auch mehrere Dokumente gleichzeitig signiert werden?
Es können entweder mehrere Dokumente in ein Dokument zusammengefasst und nach Belieben sortiert oder eine Signaturanfrage mit mehreren Dokumenten als Dokumentenmappe erstellt werden.
Abhängig davon kann der Empfänger dann mehrere oder ein zusammengefasstes Dokument signieren.
Müssen Gegenzeichner eine bildliche Unterschrift hinterlegen?
Nein, FP Sign stellt auswählbare Unterschriftenbilder zur Verfügung. Alternativ können auch eigene Unterschriftenbilder hochgeladen und verwendet werden.
Wie erfolgt die Benachrichtigung über den Signaturvorgang und dessen Abschluss?
Sie können bestimmen, ob die Gegenzeichner die Dokumente nach der Signatur per E-Mail erhalten. Alternativ können Empfänger mit einem FP Sign-Konto die Dokumente per verschlüsseltem Download direkt aus FP Sign herunterladen.
Kann ich mit FP Sign signierte Dokumente revisionssicher archivieren?
Ja, digitale Signaturen können die Lesbarkeit eines Dokumentes für einen Aufbewahrungszeitraum von bis zu 110 Jahren sichern.
Dank Integrationsschutz würde eine nachträgliche Veränderung am Dokument zudem sofort angezeigt werden. Auf dieser Basis können mit FP Sign signierte Dokumente revisionssicher und GoBD-konform archiviert werden. Damit erfüllen sie alle gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung von Dokumenten.
Zusätzlich bieten wir Produkte an, die die Langzeitarchivierung von signierten Dokumenten erlauben. Dabei werden eventuell abgelaufene Signaturen durch neue Signaturen ersetzt.
Sprechen Sie uns gerne an um eine für Sie passende Lösung zu finden. Wir beraten Sie umfassend von den Grundlagen der Richtlinie, über die Planung, Umsetzung und Dokumentation, bis hin zu einer Zertifizierung.
Profitieren Sie von unserer umfassenden fachlichen Beratung und sparen Sie Zeit bei der digitalen Transformation Ihres Unternehmens.
Können bei FP Sign E-Mails verändert oder mit Standardnachrichten angepasst werden?
In der FP Sign Administration haben Sie auf jeden Betreff und Text der E-Mails von FP Sign Zugriff und können diese entsprechend Ihrer eigenen Vorgaben anpassen.
Mit einer FP Sign-Mailserveranbindung können Sie ebenfalls die Absendeadresse und das E-Mail-Impressum der FP Sign-Mails anpassen. Um Anfragen zu individualisieren, können Sie über "Kommentar an Alle" oder "Private Nachricht an den Gegenzeichner" weitere Infos oder Nachrichten beifügen.
Gibt es ein englischsprachiges Frontend für Gegenzeichner?
Ja, FP Sign ist in diversen Sprachen verfügbar.
Wir arbeiten stetig daran, FP Sign weiter auszubauen. Sie können die Sprache des Gegenzeichners in FP Sign festlegen. Dadurch werden sowohl die Benutzeroberfläche als auch alle E-Mails an diese Person automatisch in der ausgewählten Sprache angezeigt bzw. versendet.
Ist eine automatisierte Erinnerungs- oder Löschfunktion verfügbar?
Ja, eine Löschung und/oder automatisierte Erinnerungsfunktion ist optional zubuchbar. Dabei bestimmen Sie den Rhythmus für die Löschung oder Benachrichtigungen.
Nehmen Sie dafür Kontakt mit uns auf.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Damit Sie schnell die passenden Antworten auf Ihre Fragen finden, haben wir die wichtigsten Informationen für Sie übersichtlich zusammengestellt. Klicken Sie einfach auf eine Frage, um die Antwort anzuzeigen – wir helfen Ihnen gerne weiter!
Wer hat FP Sign entwickelt?
FP Sign wurde in Deutschland von der FP Digital Business Solutions GmbH entwickelt.
FP Digital ist auf SaaS-Lösungen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen für KMU und Enterprise-Kunden spezialisiert. Unser Portfolio umfasst digitale Signaturen, Portale für die digitale Kommunikation mit der Justiz sowie intelligentes Mailroom Management. Als Teil der Francotyp-Postalia Gruppe mit einem breiten Partnernetzwerk und Kunden aus den Bereichen Gesundheit, Industrie und öffentlicher Verwaltung stehen wir für Compliance, Datensouveränität und BSI-zertifizierte Sicherheit.
Kann ich FP Sign kostenlos testen?
Ja, Sie können die digitale Signaturlösung FP Sign kostenfrei und unverbindlich testen. Der Test startet erst, sobald Sie Ihre erste Signaturanfrage starten und endet nach der Trial-Periode automatisch. Testen Sie FP Sign:
Weitere Informationen:
Bleibt mein Account auch nach Ablauf des Testzeitraums bestehen?
Ihr Account bleibt kostenlos bestehen, sodass Sie auch nach Ablauf des Testzeitraums – solange Sie wollen – Ihre bisherigen Signaturprozesse nachvollziehen können.
Zudem sind alle Informationen zur Integrität und Rechtssicherheit des unterzeichneten Dokuments in der von Ihnen gespeicherten PDF-Datei enthalten und bleiben somit auch nach einem Download und Ablauf des Testzeitraums erhalten.
Für eine ordnungsgemäße Archivierung nach GDPdU und GoBD sind Sie als Unternehmen verantwortlich.
Ist die elektronische Signatur rechtskonform?
Ja, die elektronische Signatur ist rechtswirksam gemäß der eIDAS-Verordnung. Sie definiert einheitliche Rahmenbedingungen, anhand derer elektronische Identifizierungsmöglichkeiten und Vertrauensdienste über Landesgrenzen hinweg genutzt werden können.
FP Sign erfüllt die Anforderungen der eIDAS, die seit dem 1. Juli 2016 in Kraft ist, für die verwendeten PaDES Signaturen (ETSI TS 119 142-1 oder DIN EN 319 142-1:2016-08). eIDAS bietet Anwendern den großen Vorteil einer europaweit rechtlichen Absicherung. Konkrete Anwendungsfälle sind zum Beispiel grenzüberschreitende Geschäftsbeziehungen.
Über unsere Partner Bundesdruckerei und Swisscom erfüllt FP Sign außerdem die Anforderungen des Vertrauensdienstegesetzes (VDG).
Sie als Anwender können das Sicherheitsniveau und damit die Beweiswirkung und Rechtsgültigkeit eines Dokuments durch die Auswahl der Signaturart selbst bestimmen.
Wo werden meine Daten gespeichert?
FP Sign speichert Ihre Daten ausschließlich in der eigenen Cloud in deutschen Rechenzentren, die vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert sind (ISO 27001 Zertifizierung auf der Basis von IT-Grundschutz).
Diese Zertifizierung wird jährlich erneuert. FP Sign nutzt ausschließlich deutsche Server.
Wie lassen sich Kosten mit digitalen Signaturen senken?
Mithilfe der digitalen Signatur können Sie den gesamten Lebenszyklus Ihrer Dokumente vollständig digitalisieren.
Das bedeutet, Sie haben keinen Medienbruch in Ihrem Prozess, sondern können digitale Vorgänge auch digital an Externe weiterleiten.
Im Vergleich zum papiergebundenen Prozess sparen Sie nicht nur Material- und Portokosten (Verwaltungskosten) für den postalischen Versand der Dokumente, sondern gleichzeitig vereinfachen und beschleunigen Sie die Bearbeitung der Geschäftsprozesse enorm und sparen auf diese Weise wertvolle Ressourcen für sich, Ihre Kunden und Ihre Partner.
Gibt es eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)?
FP Sign unterstützt die Zwei-Faktor-Authentifizierung per SMS TAN oder per Anmeldung im System.
Für die SMS TAN muss beim Anlegen des Signaturvorgangs die Handynummer hinterlegt werden. Falls keine Handynummer verfügbar ist, kann auch eine Festnetznummer angegeben werden.
In diesem Fall wird die TAN telefonisch vorgelesen. Sobald sich der Gegenzeichner ebenfalls registriert, kann er seine Nummer in den Profileinstellungen bei Bedarf ändern.
Wie kann ich elektronisch signieren?
Mit FP Sign können Sie Dokumente ganz einfach elektronisch signieren. Dafür müssen Sie als Absender das Dokument lediglich hochladen, per Klick digital signieren und an den Gegenzeichner versenden – fertig.
Als Gegenzeichner bekommen Sie eine Nachricht mit einem Link und werden automatisch durch den simplen Signaturprozess geleitet.
Kann ich FP Sign auf mobilen Geräten nutzen?
Ja, Sie können FP Sign sowohl browserbasiert oder über unsere App FP Sign Mobile nutzen, die sowohl für iOS als auch für Android verfügbar ist.
Welche Dokumentenformate können mit FP Sign signiert werden?
Mit FP Sign lassen sich PDF-Dateien, auch in den verschiedenen PDF/A-Formaten, signieren. Sie können auch Word- oder Excel-Dateien in FP Sign verarbeiten. Diese werden zunächst in ein PDF konvertiert und dann digital signiert.
Brauchen Gegenzeichner einen eigenen Zugang zu FP Sign?
Sie entscheiden als Ersteller des Signaturvorgangs, ob Gegenzeichner ein eigenes, kostenloses Konto benötigen.
Alternativ können die Dokumente auch ohne eigenes Kontos unterzeichnet werden. In diesem Fall empfehlen wir eine Zwei-Faktor-Authentifizierung per SMS TAN.
Können editierbare Dokumente oder PDF-Formulare verwendet werden?
Ja, editierbare PDF-Dateien oder PDF-Formulare können in FP Sign verwendet, befüllt und signiert werden. Beispiel: PDF X Change, Adobe Pro
Wie lässt sich absichern, dass das Dokument vom richtigen Empfänger unterzeichnet wird?
Wenn Sie eine Signaturanfrage mit einer fortgeschrittenen Signatur verschicken, können Sie als Absender angeben, dass der Empfänger diese absichern soll – im Falle einer qualifizierten Signatur ist dies sogar verpflichtend.
Die Absicherung funktioniert über ein SMS-TAN-Verfahren (ähnlich wie beim Online-Banking). In manchen Ländern, z.B. Schweden, funktioniert die Absicherung über die Bank-ID.
Welche Optionen haben Gegenzeichner über FP Sign?
Wenn Sie Ihren Gegenzeichnern ein Dokument zur Signatur via FP Sign zukommen lassen, haben diese verschiedene Optionen.
- Gegenzeichner können die Signatur eines Dokumentes ablehnen und dazu eine Begründung mitschicken.
- Gegenzeichner können das Dokument mit einem eigenen oder vom System vorgegebenen Signaturbild signieren.
- Über FP Sign lassen sich auch beschreibbare PDF-Dateien austauschen, die zum Beispiel oft in Form von Fragebögen zum Einsatz kommen. Solche – ggf. vorausgefüllten – Dokumente kann der Gegenzeichner befüllen, signieren und über FP Sign an Sie als Absender zurücksenden. Gegenzeichner können ebenfalls Anfragen delegieren, wenn z. B. eine weitere oder andere Unterschrift benötigt wird. Voraussetzung dafür ist, dass beim Erstellen des Workflows die Delegation grundsätzlich erlaubt wurde.
Sind Unterschriftsfelder bzw. Signaturpositionen für Gegenzeichner vorab definierbar?
Sie als Ersteller der Signaturanfrage können Signaturpositionen frei auf allen Dokumentenseiten platzieren.
Diese sind für Gegenzeichner mit einem Fähnchen markiert. Definieren Sie keine Position, dann kann der Gegenzeichner die Position frei platzieren.
Wenn Sie eine führende Anwendung, z.B. Ihr ERP oder DMS, mit FP Sign über die API verbunden haben, können auch Anker gesetzt werden.
Gerne beraten wir Sie dazu individuell.
Können auch mehrere Dokumente gleichzeitig signiert werden?
Es können entweder mehrere Dokumente in ein Dokument zusammengefasst und nach Belieben sortiert oder eine Signaturanfrage mit mehreren Dokumenten als Dokumentenmappe erstellt werden.
Abhängig davon kann der Empfänger dann mehrere oder ein zusammengefasstes Dokument signieren.
Müssen Gegenzeichner eine bildliche Unterschrift hinterlegen?
Nein, FP Sign stellt auswählbare Unterschriftenbilder zur Verfügung. Alternativ können auch eigene Unterschriftenbilder hochgeladen und verwendet werden.
Wie erfolgt die Benachrichtigung über den Signaturvorgang und dessen Abschluss?
Sie können bestimmen, ob die Gegenzeichner die Dokumente nach der Signatur per E-Mail erhalten. Alternativ können Empfänger mit einem FP Sign-Konto die Dokumente per verschlüsseltem Download direkt aus FP Sign herunterladen.
Kann ich mit FP Sign signierte Dokumente revisionssicher archivieren?
Ja, digitale Signaturen können die Lesbarkeit eines Dokumentes für einen Aufbewahrungszeitraum von bis zu 110 Jahren sichern.
Dank Integrationsschutz würde eine nachträgliche Veränderung am Dokument zudem sofort angezeigt werden. Auf dieser Basis können mit FP Sign signierte Dokumente revisionssicher und GoBD-konform archiviert werden. Damit erfüllen sie alle gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung von Dokumenten.
Zusätzlich bieten wir Produkte an, die die Langzeitarchivierung von signierten Dokumenten erlauben. Dabei werden eventuell abgelaufene Signaturen durch neue Signaturen ersetzt.
Sprechen Sie uns gerne an um eine für Sie passende Lösung zu finden. Wir beraten Sie umfassend von den Grundlagen der Richtlinie, über die Planung, Umsetzung und Dokumentation, bis hin zu einer Zertifizierung.
Profitieren Sie von unserer umfassenden fachlichen Beratung und sparen Sie Zeit bei der digitalen Transformation Ihres Unternehmens.
Können bei FP Sign E-Mails verändert oder mit Standardnachrichten angepasst werden?
In der FP Sign Administration haben Sie auf jeden Betreff und Text der E-Mails von FP Sign Zugriff und können diese entsprechend Ihrer eigenen Vorgaben anpassen.
Mit einer FP Sign-Mailserveranbindung können Sie ebenfalls die Absendeadresse und das E-Mail-Impressum der FP Sign-Mails anpassen. Um Anfragen zu individualisieren, können Sie über "Kommentar an Alle" oder "Private Nachricht an den Gegenzeichner" weitere Infos oder Nachrichten beifügen.
Gibt es ein englischsprachiges Frontend für Gegenzeichner?
Ja, FP Sign ist in diversen Sprachen verfügbar.
Wir arbeiten stetig daran, FP Sign weiter auszubauen. Sie können die Sprache des Gegenzeichners in FP Sign festlegen. Dadurch werden sowohl die Benutzeroberfläche als auch alle E-Mails an diese Person automatisch in der ausgewählten Sprache angezeigt bzw. versendet.
Ist eine automatisierte Erinnerungs- oder Löschfunktion verfügbar?
Ja, eine Löschung und/oder automatisierte Erinnerungsfunktion ist optional zubuchbar. Dabei bestimmen Sie den Rhythmus für die Löschung oder Benachrichtigungen.
Nehmen Sie dafür Kontakt mit uns auf.
Wofür benötige ich eine QES?
Die QES ist personengebunden und laut eIDAS Ihrer händischen Unterschrift gleichgestellt.
Für die Nutzung der QES ist eine einmalige Identifizierung notwendig. Detaillierte Information dazu finden Sie in unserem Hilfebereich unter "Qualifizierte elektronische Signatur".
Benötige ich eine Signaturkarte, um eine QES zu generieren?
Signaturkarte und Kartenleser werden nicht mehr benötigt. Sie nutzen die Fernsignaturoption unserer Partner, Bundesdruckerei oder Swisscom.
Welche Identifizierungsmöglichkeiten stehen für die QES zur Verfügung?
Es stehen folgende Identifizierungsmöglichkeiten zur Verfügung:
- Der neue Personalweis (nPA)
- Video-Identifizierung
- Abhängig vom VDA auch Bank-Ident oder Self-Ident durch Mitarbeiter
Qualifizierte elektronische Signatur: Wie funktioniert die Anmeldung zu qualifizierten Services?
Je nach gewählter Identifizierungsmöglichkeit über unsere Partner - Bundesdruckerei oder Swisscom - wird anhand eines gültigen Ausweises oder Reisepasses nebst Meldebescheinigung die Identität festgestellt.
Durch dieses Verfahren wird die Identität mit der elektronischen Signatur gekoppelt. Die QES erfüllt somit die gesetzlichen Anforderungen für die Einhaltung der Schriftform.
Detaillierte Information dazu finden Sie in unserem Hilfebereich unter "Qualifizierte elektronische Signatur".
Kann man eine QES von Gegenzeichnern anfordern, wenn diese nicht bei einem Vertrauensdiensteanbieter registriert ist?
Ja, das ist möglich. Der Gegenzeichner wird dann durch einen Identifizierungsprozess geführt und kann diesen per Video-Ident oder nPA abschließen, um dann qualifiziert elektronisch zu signieren.
Detaillierte Information dazu finden Sie in unserem Hilfebereich unter "Qualifizierte elektronische Signatur".
Muss ich mich bei FP Sign registrieren?
Um Dokumente mit FP Sign elektronisch unterschreiben und austauschen zu können, müssen Sie als Absender ein FP Sign-Konto haben.
Dies kann im Rahmen einer Enterprise-Lösung in bereits bestehenden CRM- oder ERP-Programmen integriert sein. Alternativ können Sie sich direkt über das Portal fp-sign.com anmelden und sich ein Konto anlegen.
Als Empfänger benötigen Sie nicht zwingend ein Konto bei FP Sign.
Brauchen Gegenzeichner eine Signatur-Software und müssen sich registrieren?
Nein, Gegenzeichner benötigen grundsätzlich weder eine Software noch ein Konto bei FP Sign – das digitale Unterzeichnen mit einer fortgeschrittenen Signatur ist ohne eigenes Konto möglich.
Als Absender eines Dokuments können Sie allerdings vordefinieren, dass Ihre Empfänger ein Konto benötigen. Um mit der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) unterzeichnen zu können, benötigen sowohl Absender als auch Empfänger ein Konto bei FP Sign, sowie – zwecks eindeutiger Identifizierung – ein zweites Konto bei der Bundesdruckerei oder der Swisscom.
Wie erfolgt die Lizenzierung?
Sie bestimmen in der Admin-Oberfläche, wer eine FP Sign Lizenz benötigt. Hier können Sie ebenfalls unter "Abrechnung und Vertrag" Ihre Lizenzen verwalten.
Eine Workflowersteller-Lizenz ist an das Recht geknüpft, Signaturvorgänge an eine beliebige Anzahl an Gegenzeichnern zu versenden. Reine Gegenzeichner und Empfänger von Anfragen benötigen keine Lizenz.
Kann ich weitere Lizenzen, Pakete oder Add-Ons buchen?
Ja, sämtliche Buchungen sind im Admin-Bereich von FP Sign unter Abrechnung und Vertrag möglich.
Diesen Bereich finden Sie hier.
Wie funktioniert das Add-On "FP Sign SECUREMAIL comcrypto"?
Mit FP Sign ist es einfach geworden, Dokumente wie Verträge, NDA’s oder Vollmachten digital sicher zu unterzeichnen.
Jede E-Mail-Zustellung aus FP Sign erfolgt natürlich mit der TLS-Verschlüsselung – doch was, wenn Ihr Empfänger keine oder nur eine veraltete TLS-Verschlüsselung anbietet? Oder Sie ein Dokument zusätzlich mit einem Passwort schützen wollen?
Dafür haben wir die Lösung – das Add-On SECUREMAIL. Durch das Add-On können Sie nun direkt aus FP Sign sicher verschlüsselte E-Mails versenden.
SECUREMAIL für FP Sign wird von dem IT- und Kryptografie-Unternehmen comcrypto angeboten. Ihre E-Mail, welche sensible und unterschriebene Dokumente enthält, wird im Hintergrund unkompliziert über das Gateway von comcrypto übertragen.
Buchen Sie diese Funktion gerne direkt bei der Online-Buchung. Nach der Buchung erhalten Sie eine Bestätigung und comcrypto kümmert sich zusammen mit dem FP Sign Team um die Kontaktaufnahme, Einrichtung Ihres Gateways und die Anbindung an FP Sign.
Wie läuft die Installation und Einrichtung der verschiedenen Add-Ons?
Es gibt zwei unterschiedliche Abläufe, die vom gebuchten Add-On abhängen:
Mailserveranbindung, Danke-Seite oder Whitelabel Pro werden in der FP Sign Cloud eingerichtet. Hierfür erhalten Sie nach der Bestellung Infos per E-Mail, damit wir die Einrichtung für Sie vornehmen. Die gewünschte Einrichtung laden Sie bei uns hoch und wir starten dann mit dem Einrichtungsauftrag.
Automatische Erinnerung, Platzhalter und EO Comfort sind Add-Ons für den FP Sign DATEV Connector. Nach der Bestellung sind diese Funktionen automatisch in den Einstellungen des FP Sign DATEV Connectors für Sie verfügbar und können durch wenige Klicks aktiviert werden.
Im Installationsguide oder Benutzerhandbuch des FP Sign DATEV Connectors finden Sie Erklärungen zu den Funktionen.
Was kann ich tun, wenn die SMS TAN von FP Sign nicht ankommt?
Wenn die SMS TAN von FP Sign nicht ankommt, kann das mehrere Ursachen haben:
- Die mobile Nummer in FP Sign ist falsch hinterlegt und muss geändert werden.
- Der Versand der SMS in FP Sign ist zwar erfolgt, aber durch den Versandweg zwischen Telekommunikationsanbietern (wie z.B. Telekom zu Vodafone) wird die SMS gestoppt und nicht zugestellt.
Sie haben Sie mehrere Lösungsmöglichkeiten:
- Prüfen Sie die Richtigkeit der angezeigten letzten 4 Stellen der Mobilnummer.
- Nutzen Sie den Knopf "Neue Mobilfunknummer hinterlegen", um die in FP Sign hinterlegte Mobilfunknummer zu korrigieren. Bestätigen Sie anschließend die Änderung über den Link in der entsprechenden E-Mail.
- Nutzen Sie die Funktion "TAN per Anruf erhalten", damit die SMS TAN per Anruf vorgelesen wird. Wenn die Telefonnummer korrekt ist, sollte dieser Anruf immer ankommen.
Gibt es eine Anpassungsmöglichkeiten für die Oberfläche von FP Sign?
Ja, FP Sign ermöglicht die Anpassung der gesamten Oberfläche nach Ihrem Corporate Design. Das Whitelabeling Pro bietet Ihnen die Möglichkeit, Logos, Bilder, Farben und Links in FP Sign zu tauschen und Ihr Look & Feel für die digitale Signatur zu nutzen. Für bspw. das DATEV Pro Bundle für Steuerberater ist das inklusive.
Ein Whitelabeling-Beispiel finden Sie auf unserer Seite für Steuerberater.
Wie ändere ich eine Telefonnummer für Signaturvorgänge?
Die Funktion "Neue Mobilfunknummer hinterlegen" bietet die Möglichkeit der Änderung von Telefonnummern für alle FP Sign-Nutzer, die einen Signaturvorgang mit SMS TAN erhalten haben.
Sie befindet sich direkt auf der Login-Seite von FP Sign rechts unten. Die Option steht nur zur Verfügung, bevor Sie sich eingeloggt haben.
Eine weitere Möglichkeit ist, diese Funktion im Menü zur Eingabe der TAN zu nutzen. Nach der Eingabe der neuen Rufnummer wird eine Bestätigungsmail versendet und die Änderung muss über den enthaltenen Link bestätigt werden.
Falls Sie Ihre Rufnummer ändern, wird auch die neu-hinterlegte Rufnummer in die Signatur eingebettet. Weitere hilfreiche Infos dazu finden Sie im Manual.
Wie kann ich Signaturanfragen widerrufen, ohne dass der Empfänger eine E-Mail erhält?
FP Sign versendet vollautomatisch beim Widerruf einer Signaturanfrage eine E-Mail an alle Beteiligten, dass die Signaturanfrage widerrufen wurde.
Sie möchten, dass die E-Mail für "Signaturanfrage widerrufen" nicht versendet wird? Dann öffnen Sie Ihre gesendeten Anfragen in FP Sign. Danach klicken Sie auf "Pausieren" und dann auf "Widerrufen". Durch die Pausierung wird keine E-Mail an die Workflow-Empfänger ausgespielt.
Gibt es eine Dokumentation zu FP Sign und/oder Videos?
Das FP Sign Handbuch finden Sie in unserem Helpcenter auch zum Download.
Hier finden Sie neben hilfreichen Erklärungen und Videos auch unser Glossar als wertvollen Überblick zu verschiedenen Unternehmensprozessen.
Beraten Sie mich bezüglich meiner Prozesse?
Ja, unsere Experten beraten Sie auf Wunsch nicht nur zur Implementierung von FP Sign als integrierte Signaturlösung, sondern stehen Ihnen auch zur Seite, wenn es um die Digitalisierung und Optimierung Ihrer Prozesse geht.
Nehmen Sie Kontakt mit uns auf!
Nutzung
Wie kann ich elektronisch signieren?
Mit FP Sign können Sie Dokumente ganz einfach elektronisch signieren. Dafür müssen Sie als Absender das Dokument lediglich hochladen, per Klick digital signieren und an den Gegenzeichner versenden – fertig.
Als Gegenzeichner bekommen Sie eine Nachricht mit einem Link und werden automatisch durch den simplen Signaturprozess geleitet.
Kann ich FP Sign auf mobilen Geräten nutzen?
Ja, Sie können FP Sign sowohl browserbasiert oder über unsere App FP Sign Mobile nutzen, die sowohl für iOS als auch für Android verfügbar ist.
Welche Dokumentenformate können mit FP Sign signiert werden?
Mit FP Sign lassen sich PDF-Dateien, auch in den verschiedenen PDF/A-Formaten, signieren. Sie können auch Word- oder Excel-Dateien in FP Sign verarbeiten. Diese werden zunächst in ein PDF konvertiert und dann digital signiert.
Brauchen Gegenzeichner einen eigenen Zugang zu FP Sign?
Sie entscheiden als Ersteller des Signaturvorgangs, ob Gegenzeichner ein eigenes, kostenloses Konto benötigen.
Alternativ können die Dokumente auch ohne eigenes Kontos unterzeichnet werden. In diesem Fall empfehlen wir eine Zwei-Faktor-Authentifizierung per SMS TAN.
Können editierbare Dokumente oder PDF-Formulare verwendet werden?
Ja, editierbare PDF-Dateien oder PDF-Formulare können in FP Sign verwendet, befüllt und signiert werden. Beispiel: PDF X Change, Adobe Pro
Wie lässt sich absichern, dass das Dokument vom richtigen Empfänger unterzeichnet wird?
Wenn Sie eine Signaturanfrage mit einer fortgeschrittenen Signatur verschicken, können Sie als Absender angeben, dass der Empfänger diese absichern soll – im Falle einer qualifizierten Signatur ist dies sogar verpflichtend.
Die Absicherung funktioniert über ein SMS-TAN-Verfahren (ähnlich wie beim Online-Banking). In manchen Ländern, z.B. Schweden, funktioniert die Absicherung über die Bank-ID.
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