FAQ
Häufig gestellte Fragen
FAQ
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Allgemein
Wo werden meine Daten gespeichert?
FP Sign speichert Ihre Daten ausschließlich in deutschen Rechenzentren, die vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert sind (ISO 27001 Zertifizierung auf der Basis von IT-Grundschutz). FP Sign nutzt ausschließlich deutsche Server.Ist die elektronische Signatur rechtskonform?
Ja, die elektronische Signatur ist rechtswirksam gemäß der eIDAS-Verordnung. Sie definiert einheitliche Rahmenbedingungen, anhand derer elektronische Identifizierungsmöglichkeiten und Vertrauensdienste über Landesgrenzen hinweg genutzt werden können.FP Sign erfüllt die Anforderungen der eIDAS, die seit dem 1. Juli 2016 in Kraft ist, für die verwendeten PaDES Signaturen (ETSI TS 119 142-1 oder DIN EN 319 142-1:2016-08). eIDAS bietet Anwendern den großen Vorteil einer europaweit rechtlichen Absicherung. Konkrete Anwendungsfälle sind zum Beispiel grenzüberschreitende Geschäftsbeziehungen. Über unsere Partner Bundesdruckerei und Swisscom erfüllt FP Sign außerdem die Anforderungen des Vertrauensdienstegesetzes (VDG).
Sie als Anwender können das Sicherheitsniveau und damit die Beweiswirkung und Rechtsgültigkeit eines Dokuments durch die Auswahl der Signaturart selbst bestimmen.Was ist eine SES-, AES- oder QES-Signatur? Unterschiede zwischen der einfachen, fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Signatur.
Es gibt drei verschiedene Signaturlevel, mit denen Sie digitale Dokumente elektronisch signieren können.• Die einfache elektronische Signatur (SES, Simple Electronic Signature) ist vereinfacht gesagt eine Bilddatei, die Sie in Ihr Dokument einfügen. Sie können damit zwar eine visuelle Unterschrift in Ihr digitales Dokument bringen, diese ist jedoch nicht manipulationssicher. Da wir mit FP Sign höhere Sicherheitsstandards verfolgen, bieten wir ausschließlich die folgenden Signaturvarianten an:
• Die fortgeschrittene elektronische Signatur (AES, Advanced Electronic Signature) sichert sowohl dem Absender als auch dem Empfänger die Integrität des Dokuments zu: Eine Prüfung der Signatur zeigt an, dass es nicht verändert wurde – im Fall einer Manipulation würde sie ungültig. Entscheiden Sie sich als Absender für eine zusätzliche Absicherung per SMS-TAN-Verfahren, erhöhen Sie damit zudem die Sicherheit der Identität Ihres Gegenübers – Sie stellen damit also zusätzlich sicher, dass Ihr Dokument von der Person signiert wird, die Sie damit erreichen wollen. Die fortgeschrittene Signatur ist für einen Großteil der Dokumente in Deutschland ausreichend (z.B. für Angebote und Beauftragungen, Maklerdokumente, Lieferscheine, Beschaffungen, Urlaubsanträge etc.), sofern die AES für diese als ausreichend festgelegt ist.
• Die qualifizierte elektronische Signatur (QES, Qualified Electronic Signature) ist das höchste und sicherste Signaturlevel in Europa. Um eine solche Signatur auf ein digitales Dokument aufbringen zu können, muss sich der Unterzeichner einmalig eindeutig identifizieren. Dies funktioniert – je nach Anbieter und Land – zum Beispiel über das VideoIdent-, über ein Vor-Ort-Ident- oder PostIdent-Verfahren. Auch mithilfe des elektronischen Personalausweises (eID) sind Identifikationen möglich. Identifizieren ist hier unbedingte Pflicht: Die QES ist personengebunden und laut eIDAS das Substitut für die händische Unterschrift. Sie können damit rechtswirksam Verträge unterzeichnen, wie etwa einen digitalen Mietvertrag oder eine Steuererklärung.
In unserem Glossar finden Sie viele hilfreiche Informationen zu gängigen Dokumentenprozesse.In unserem Glossar finden Sie viele hilfreiche Informationen zu gängigen Dokumentenprozesse.
Gibt es eine Zwei-Faktor Authentifizierung?
FP Sign unterstützt die Zwei-Faktor Authentifizierung per SMS TAN oder per Anmeldung am System. Für die SMS TAN muss beim Anlegen des Signaturvorgangs die Handynummer hinterlegt werden. Falls sich der Gegenzeichner registriert, kann die Nummer in den Profileinstellungen geändert werden.Wer hat FP Sign entwickelt?
FP Sign wurde in Deutschland von der FP Digital Business Solutions GmbH entwickelt, einem Tochterunternehmen der Francotyp-Postalia Holding AG. Die Lösungen und das Know-How der FP Digital Business Solutions GmbH reicht von hybrider Mailkommunikation über elektronische Signaturen und Lösungen für den elektronischen Rechtsverkehr, bis hin zum Outsourcing ihres gesamten In- und Output-Managements für physische und digitale Dokumente. Hinzu kommen maßgeschneiderte Machine Learning-gestützte Automatisierungslösungen für komplexe Kommunikations- und Workflow-Prozesse.Als 100-jähriger Konzern standen wir vor den Herausforderungen der digitalen Transformation und wissen, dass viele das Ziel kennen, aber nicht den Weg. Wir haben unser Produktportfolio so aufgestellt, dass wir Unternehmen in jeder Phase der Transformation prozessorientiert unterstützen können.
Wie lassen sich Kosten mit digitalen Signaturen senken?
Mithilfe der digitalen Signatur können Sie den gesamten Lebenszyklus Ihrer Dokumente vollständig digitalisieren. Im Vergleich zum papiergebundenen Prozess sparen Sie nicht nur Material- und Portokosten (Verwaltungskosten) für den postalischen Versand der Dokumente: Gleichzeitig vereinfachen und beschleunigen Sie die Bearbeitung der Geschäftsprozesse enorm und sparen auf diese Weise wertvolle Ressourcen für sich, Ihre Kunden und Ihre Partner.Kann ich FP Sign kostenlos testen?
Ja, Sie können die digitale Signaturlösung FP Sign kostenfrei und unverbindlich testen. Der Test endet nach der Trial-Periode automatisch. Hier geht es zu mehr Informationen und zur Registrierung.Bleibt mein Account auch nach Ablauf des Testzeitraums bestehen?
Ihr Account bleibt kostenlos bestehen, sodass Sie auch nach Ablauf des Testzeitraums – solange Sie wollen – Ihre bisherigen Signaturprozesse nachvollziehen können. Zudem sind alle Informationen zur Integrität und Rechtssicherheit des unterzeichneten Dokumentes in der von Ihnen gespeicherten PDF-Datei enthalten und bleiben somit auch nach einem Download und Ablauf des Testzeitraums erhalten. Für eine ordnungsgemäße Archivierung nach GDPdU und GoBD sind Sie als Unternehmen verantwortlich. -
Nutzung
Wie kann ich elektronisch signieren?
Mit FP Sign können Sie auf einfache Art und Weise eine elektronische Signatur auf ein Dokument aufbringen. Dafür müssen Sie als Absender das Dokument lediglich hochladen, per Klick digital signieren und an den Gegenzeichner versenden – fertig. Als Gegenzeichner bekommen Sie eine Nachricht mit einem Link und werden automatisch durch den simplen Signaturprozess geleitet.Kann ich FP Sign auf mobilen Geräten nutzen?
Ja, Sie können FP Sign sowohl browserbasiert oder über unsere App FP Sign Mobile nutzen, die sowohl für iOS als auch für Android verfügbar ist.Welche Dokumentenformate können mit FP Sign signiert werden?
Mit FP Sign lassen sich PDF-Dateien, unter anderem in dem Format PDF/A-1b und in verschiedenen PDF/A-3 Formaten, signieren. Sie können auch Word- oder Exceldateien in FP Sign verarbeiten: Diese werden zunächst in ein PDF konvertiert und dann digital signiert.Brauchen Gegenzeichner einen eigenen Zugang zu FP Sign?
Sie entscheiden als Ersteller des Signaturvorgangs, ob Gegenzeichner ein eigenes, kostenloses Konto benötigen. Alternativ können die Dokumente auch ohne eigenes Kontos unterzeichnet werden. In diesem Fall empfehlen wir eine Zwei-Faktor Authentifizierung per SMS TAN.
Können editierbare Dokumente verwendet werden?
Ja, editierbare PDF-Dateien können verwendet werden. Beispiele: PDF X Change, Adobe Pro.
Wie lässt sich absichern, dass das Dokument vom richtigen Empfänger unterzeichnet wird?
Wenn Sie eine Signaturanfrage mit einer fortgeschrittenen Signatur verschicken, können Sie als Absender angeben, dass der Empfänger diese absichern soll – im Falle einer qualifizierten Signatur ist diese sogar verpflichtend. Die Absicherung funktioniert über ein SMS-TAN-Verfahren (ähnlich wie beim Online-Banking). In manchen Ländern, z.B. Schweden, funktioniert die Absicherung über die Bank-ID. -
Funktionen
Welche Optionen haben Gegenzeichner über FP Sign?
Wenn Sie Ihren Gegenzeichnern ein Dokument zur Unterzeichnung via FP Sign zukommen lassen, haben diese verschiedene Optionen.a. Gegenzeichner können die Signatur eines Dokumentes ablehnen und dazu eine Begründung mitschicken.
b. Gegenzeichner können das Dokument mit einem eigenen oder vom System vorgegebenen Signaturbild signieren.
c. Über FP Sign lassen sich auch beschreibbare PDF-Dateien austauschen, die zum Beispiel oft in Form von Fragebögen zum Einsatz kommen. Solche – ggf. vorausgefüllten – Dokumente kann der Gegenzeichner befüllen, signieren und über FP Sign an Sie als Absender zurücksenden.
Sind Unterschriftsfelder für Gegenzeichner vorab definierbar?
Für Gegenzeichner können Unterschriftsfelder frei auf allen Dokumentenseite platziert werden. Diese sind für Gegenzeichner mit einem Fähnchen markiert.
Können auch mehrere Dokumente gleichzeitig signiert werden?
Es können mehrere Dokumente in ein Dokument zusammengefasst und nach Belieben sortiert werden.
Müssen Gegenzeichner eine bildliche Unterschrift hinterlegen?
FP Sign stellt auswählbare Unterschriftenbilder zur Verfügung. Eigene Unterschriftenbilder können hochgeladen werden.
Wie erfolgt die Benachrichtigung über den Signaturvorgang und dessen Abschluss?
Sie können bestimmen, ob die Gegenzeichner die Dokumente per Mail erhalten. Wenn Gegenzeichner ein FP Sign Konto besitzen, können die Dokumente per sicherem SSL Download direkt aus FP Sign heruntergeladen werden.
Kann ich mit FP Sign signierte Dokumente revisionssicher archivieren?
Ja, da digitale Signatur die Lesbarkeit eines Dokumentes für einen Aufbewahrungszeitraum von bis zu 110 Jahren sichern können. Dank Integrationsschutz würde eine nachträgliche Veränderung am Dokument zudem sofort angezeigt. Auf dieser Basis können mit FP Sign signierte Dokumente revisionssicher und GoBD-konform archiviert werden – sie erfüllen alle gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung von Dokumenten.Wir beraten Sie umfassend von den Grundlagen der Richtlinie, über die Planung, Umsetzung und Dokumentation, bis hin zu einer eventuellen Zertifizierung. Profitieren Sie von unserer umfassenden fachlichen Beratung und sparen Sie Zeit bei der digitalen Transformation Ihres Unternehmens.
Können Standardnachrichten hinterlegt werden?
In der Administration haben Sie auf jeden Mailtext von FP Sign Zugriff. Über die Vorlagenfunktion können Sie ebenfalls den "Kommentar an Alle" oder die "Private Nachricht an den Gegenzeichner" entsprechend abspeichern.
Gibt es ein englischsprachiges Frontend für Gegenzeichner?
Ja, FP Sign ist momentan in sieben Sprachen verfügbar, weitere sind in Vorbereitung. Sie können die Sprache des Gegenzeichners in FP Sign festlegen.
Ist eine automatisierte Erinnerungs- oder Löschfunktion verfügbar?
Ja, eine Löschung und/oder automatisierte Erinnerungsfunktion ist optional zubuchbar, dabei bestimmen Sie den Rhythmus für die Benachrichtigungen -
Identifizierung & QES
Wofür benötige ich eine QES?
Die QES ist personengebunden und laut eIDAS Ihrer händischen Unterschrift gleichgestellt. Für die Nutzung der QES ist eine einmalige Identifizierung notwendig.Detaillierte Information zu den einzelnen Signaturniveaus finden Sie in der Kategorie „Nutzung“.
Benötige ich eine Signaturkarte, um eine QES zu generieren?
Signaturkarte und Kartenleser werden nicht mehr benötigt. Sie nutzen dann die Fernsignaturoption unserer Partner, Bundesdruckerei oder Swisscom.Welche Identifizierungsmöglichkeiten stehen für die QES zur Verfügung?
Es stehen folgende Identifizierungsmöglichkeiten zur Verfügung: Self-Ident durch Ihre Mitarbeiter, Bank-Ident, Video-Ident & Ident-Verfahren mit dem nPA (abhängig von dem VDA).Qualifizierte elektronische Signatur: Wie funktioniert die Anmeldung zu qualifizierten Services?
Je nach gewählter Identifizierungsmöglichkeit über unsere Partner die Bundesdruckerei oder die Swisscom, wird anhand eines gültigen Ausweises oder Reisepasses nebst Meldebescheinigung die Identität festgestellt. Durch dieses Verfahren wird die Identität mit der elektronischen Signatur gekoppelt. Die QES erfüllt somit die gesetzlichen Anforderungen für die Einhaltung der Schriftform.Kann man eine QES von Gegenzeichnern anfordern, wenn diese nicht bei einem Vertrauensdiensteanbieter registriert ist?
Ja, das ist möglich. Beispielsweise per D-Trust Video-Ident oder durch Mitarbeitende der Kanzlei, über den Self-Ident der Swisscom. -
Registrierung & Lizenzierung
Muss ich mich registrieren?
Um Dokumente mit FP Sign elektronisch unterschreiben und austauschen zu können, müssen Sie als Absender ein FP Sign-Konto haben. Dies kann im Rahmen einer Enterprise-Lösung bereits in bestehenden CRM- oder ERP-Programmen integriert sein. Alternativ können Sie sich direkt über das Portal fp-sign.com anmelden und sich ein Konto anlegen. Als Empfänger benötigen Sie nicht zwingend ein Konto bei FP Sign.Brauchen Gegenzeichner eine Signatur-Software und müssen sich registrieren?
Nein, Gegenzeichner benötigen grundsätzlich weder eine Software noch ein Konto bei FP Sign – das digitale Unterzeichnen mit einer fortgeschrittenen Signatur ist ohne eigenes Konto möglich. Als Absender eines Dokuments können Sie allerdings vordefinieren, dass Ihre Empfänger ein Konto benötigen. Um mit der besonders sicheren, qualifizierten elektronischen Signatur (QES) unterzeichnen zu können, benötigen sowohl Absender als auch Empfänger ein Konto bei FP Sign, sowie – zwecks eindeutiger Identifizierung – ein zweites Konto bei der Bundesdruckerei oder der Swisscom.Wie erfolgt die Lizenzierung?
Sie bestimmen in der Admin-Oberfläche, wer eine FP Sign Lizenz benötigt. Eine Lizenz ist an das Recht geknüpft, Signaturvorgänge an eine beliebige Anzahl an Gegenzeichnern zu versenden. Reine Gegenzeichner benötigen keine Lizenz. -
Zusätzliche Informationen
Gibt es eine Dokumentation zu FP Sign und/oder Videos?
Das FP Sign Handbuch finden Sie in unserem Lerncenter, auch zum Download. Hier finden Sie neben hilfreichen Videos auch unser Glossar als wertvollen Überblick zu verschiedenen Unternehmensprozesse.
Beraten Sie mich bezüglich meiner Prozesse?
Ja, unsere Experten beraten Sie auf Wunsch nicht nur zur Implementierung von FP Sign als integrierte Signaturlösung, sondern stehen Ihnen auch zur Seite, wenn es um die Digitalisierung und Optimierung Ihrer Prozesse geht. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf!
FAQ für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer
Erhalten Sie hier unsere gesammelten Fragen aus unseren Webinaren für Steuerberater und Wirtschaftprüfer
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Nutzung & FunktionIst es möglich, Mandanten-Stammdaten zu importieren?
In der FP Sign Applikation ist dies über den CSV Import in der Administration möglich. In DATEV DMS greift der FP Sign DATEV Connector auf die dort eingetragenen Stammdaten zu.
Kann FP Sign auch ohne DATEV DMS genutzt werden?
Ja, FP Sign gibt es auch als eine SaaS-Lösung: https://app.fp-sign.com/de_DE/registration.
Auch kann FP Sign beispielsweise per REST-API in Ihre führende Fachsoftware integriert werden. -
LizenzierungWie ist der Ablauf der zusätzlichen Inhalte für das Starter und Pro Bundle?
Nach der Buchung erhalten Sie in Ihrer Auftragsbestätigung alle Informationen, die wir für die Umsetzung brauchen. Wir senden Ihnen außerdem Formulare zu, um Eckdaten wie Farbe, Logo Design etc. abzufragen.
Die Inhalte unserer FP Sign für DATEV Bundles finden Sie auf unserer Seite für Steuerberater.
Wie ist der FP Sign DATEV Connector lizenziert und wie erhalte ich diesen?
Der FP Sign DATEV Connector ist kostenlos in jedem unserer DATEV-Bundles enthalten.
Alle Informationen über den Erhalt unseres FP Sign DATEV Connectors bekommen Sie in Ihrer Auftragsbestätigung. Einen Überblick zu unseren FP Sign für DATEV Bundles finden Sie hier.
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DATEV
Wo muss der DATEV DMS Server installiert werden?
Der DATEV DMS Server muss auf dem auch DATEVconnect installiert ist. Die Anleitung finden Sie im DATEV Hilfe-Center.
Werden für eine Nutzung mit DATEV weitere Schnittstellen benötigt
DATEVconnect kostenfrei wird für den Weg zu FP Sign benötigt.
DATEVconnect DMS kostenpflichtig wird für den Weg von FP Sign zurück in DATEV benötigt.
Die Schnittstelle ist über den DATEV Shop bestellbar.
Wie passiert die Authentifizierung am DATEV-System?
Die Authentifizierung wird mittels NTLM (Domänenanmeldung) vorgenommen.
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DATEV DMS Anbindung
Wie funktioniert die DATEV DMS Anbindung?
Die DATEV-Anbindung übergibt die Dokumente sowie Stammdaten direkt aus dem DMS an FP Sign, wo diese weiterverarbeitet werden. Nach Abschluss des Signaturvorgangs übergibt FP Sign die Dokumente wieder in das DATEV DMS.
Kann der FP Sign DATEV Connector bei DATEVasp und PARTNERasp verwendet werden?
Ja, bei DATEVasp und PARTNERasp kann unsere Schnittstelle installiert und verwendet werden.
Kann der FP Sign DATEV Connector bei DATEV-SmartIT verwendet werden?
Die Nutzung des FP Sign DATEV Connectors kann bei DATEV-SmartIT nicht versichert werden. Unsere Schnittstelle lässt sich am sichersten über den installierten und konfigurierten DATEV-Connect nutzen. Sprechen Sie dazu mit Ihrem DATEV-Ansprechpartner.
Ist die Einbindung des E-Mailservers auch bei DATEVasp möglich?
Ja, der FP Sign DATEV Connector ermöglicht auch die Einbindung des E-Mailservers auch bei DATEVasp.
Muss der Server/Computer bei der Installation neu gestartet werden?
Ein Neustart ist nur bei einem Update notwendig, wenn gerade ein weiterer Benutzer angemeldet ist.
Muss nach der Installation noch die Verbindung zum DATEV-Server konfiguriert werden?
Ja, beim ersten Aufruf wird hierfür der Konfigurationsdialog aufgerufen. Dieser ist auch über das Startmenü zugänglich.
Gibt es ein Beispiel, wie ein Dokument aus DATEV DMS entnommen und dann versendet wird?
In unserem unserem exklusiven und kostenfreien Webinar zeigen wir Ihnen live die Nutzung des FP Sign DATEV Connectors.
Werden die Dokumente nach der Unterzeichnung wieder in DATEV DMS abgelegt?
In DATEV DMS wird immer der letzte Stand abgelegt. Auch Vorversionen können wieder hergestellt werden. Das Ursprungsdokument kann im DATEV DMS in der Revisionshistorie (Rechtsklick auf das Dokument) eingesehen werden.
Nach welchen Kriterien werden die Kanzlei-Mitarbeiter beim Übertrag aus dem DATEV DMS für FP Sign ausgewählt?
Innerhalb des Mandanten werden Kanzlei-Mitarbeiter auf Basis der in den DATEV Stammdaten zugeordneten Zuständigkeiten bestimmt. Mitarbeiter, die dem Mandanten nicht zugeordnet sind, werden bei der Auswahl nicht angezeigt, können aber vor dem Start des FP Sign Workflows manuell hinzugefügt werden.
Muss auch FP Sign-seitig eine Konfiguration vorgenommen werden?
Nein, es ist nur ein FP Sign Konto mit gebuchtem Steuerberater-Bundle notwendig. Nach der Installation können die Einstellungen über das Startmenü vorgenommen werden.
Wie werden neue Versionen des FP Sign DATEV Connectors verteilt?
Wenn eine neue Version des FP Sign DATEV Connectors bereitsteht, werden Sie automatisch kontaktiert. -
Zusätzliche FunktionenKann ich weitere Lizenzen buchen?
Zusätzliche Lizenzen sind jederzeit im Admin-Bereich zubuchbar.
Gibt es eine Anpassungsmöglichkeiten für die Oberfläche?
Ja, beispielsweise ist eine Anpassung der kompletten FP Sign Oberfläche nach Ihrem Corporate Design in unserem Pro Bundle inkludiert. Ein Whitelabeling-Beispiel finden Sie auf unserer Seite für Steuerberater.
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Weitere InformationenGibt es Best Practise Beispiele, präsentiert von echten Steuerberatern?
FP Sign war beispielsweise als Gast bei dem Podcast von Meisterkanzlei Lang. Daneben finden Sie auf dem DATEV Marktplatz viele nützliche Informationen zu unserem FP Sign DATEV Connector.
In unserem exklusiven und kostenfreien Webinar für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer können Sie mit vielen weiteren Interessenten einen Live-Einblick in unsere Lösung bekommen.
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Sonstiges
Wieso wird der Status nicht aktualisiert?
Bitte prüfen Sie die folgenden Punkte:
- Ist der Status korrekt geschrieben?
- Ist der Status der korrekten Dokumentenklasse zugewiesen?
- Ist der "Erlaubte Folgestatus" des Ausgangsstatus korrekt konfiguriert?
- Hilft ein Neustart des „DATEVconnect Http Service“ Dienstes?
Sollte auch dies nicht helfen, kontaktieren Sie uns bitte mit Ihren Logdateien. Der Speicherort kann über die Konfiguration (Logs) geöffnet werden.
Wieso kann ich manche Datensätze nicht auswählen?
Es können nur Datensätze ausgewählt werden, bei denen zumindest Vorname, Nachname und E-Mail Adresse in den Stammdaten hinterlegt sind.
Wieso werden nicht alle Signaturoptionen angezeigt?
Der FP Sign DATEV DMS Connector prüft die Daten und lässt nur die Signaturoptionen zu, die auf Basis dieser Daten möglich sind.
Wenn in den Stammdaten und auch in FP Sign beispielsweise keine Telefonnummer hinterlegt ist, werden keine Optionen angezeigt, die eine MobileTAN beinhalten. Sollte ein Teilnehmer die QES in seinem FP Sign Konto konfiguriert haben, wird auch die qualifizierte Fernsignatur angezeigt, usw.
Muss auch FP Sign-seitig eine Konfiguration vorgenommen werden
Nein, es ist nur ein FP Sign Konto mit gebuchtem Steuerberater-Bundle notwendig. Nach der Installation können die Einstellungen über das Startmenü vorgenommen werden.
Wie werden neue Versionen des FP Sign DATEV Connectors verteilt?
Wenn eine neue Version des FP Sign DATEV Connectors bereitsteht, werden Sie automatisch kontaktiert.